LISTE DE VÉRIFICATION
Préambule
Entrée en vigueur : 20 septembre 2023.
Cadre juridique : Loi sur l’Accès aux Documents des Organismes Privés et sur la Protection des Renseignements Personnels (RLRQ, p.39.1)
Chez Norbec, le respect de la vie privée de nos clients et de nos employés est extrêmement important.
En tant qu’organisme privé, Norbec recueille et utilise des renseignements personnels et est assujettie à la Loi sur la Protection des Renseignements Personnels dans le secteur privé et d’autres Lois de la province du Québec et des Lois fédérales du Canada et les règlements qui en découlent. Elle est responsable de garantir la protection des renseignements personnels qu’elle détient et de démontrer sa conformité aux obligations légales qui lui incombent. Pour soutenir Norbec dans l’exercice de ses responsabilités et obligations légales en matière de protection des renseignements personnels, la direction a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels pour assurer la conformité avec la Loi et promouvoir des pratiques respectueuses du droit à la vie privée. La présente politique établit le cadre normatif général pour la gouvernance des renseignements personnels de Norbec, en conformité avec ses obligations légales, notamment celles découlant de la Loi sur l’Accès.
Utilisateurs hors Québec
Si vous utilisez les sites Web de Norbec ou recourez aux services de Norbec et que vous ne résidez pas au Québec, veuillez prendre note qu’en fournissant vos renseignements personnels, vous êtes réputé consentir à : la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels au Québec ; et la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels conformément aux lois de la province du Québec (qui pourraient être différentes des lois sur la protection des renseignements personnels de la juridiction de votre résidence) et la présente politique.
Nous joindre
Si vous avez fourni des renseignements personnels d’identification sur le site Web de Norbec ou par d’autres moyens et que vous souhaitez que ces renseignements soient supprimés, modifiés ou corrigés de nos bases de données, et/ou si vous voulez formuler des commentaires ou une plainte concernant le non-respect de cette politique, veuillez communiquer avec nous à l’adresse ci-dessous. Nous ferons de notre mieux pour répondre à votre demande dans les meilleurs délais.
Monsieur Brad Tomalty
Responsable de la protection des renseignements personnels chez Norbec
infoprotection@norbec.com
OBJECTIFS DE LA POLITIQUE RELATIVE À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Cette politique vise à :
a) Établir les engagements qui guident les pratiques de Norbec dans la gestion des renseignements personnels;
b) Démontrer le respect des obligations légales en matière de protection des renseignements personnels.
CADRE LÉGAL
Cadre juridique : Loi sur l’Accès aux Documents des Organismes Privés et sur la Protection des Renseignements Personnels (RLRQ, p.39.1)
CHAMPS D’APPLICATION
La présente politique s’applique à tous les membres de Norbec lorsqu’ils recueillent, utilisent, communiquent, conservent ou détruisent des renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions, ou lorsqu’ils ont autrement accès à des renseignements personnels détenus par Norbec, y compris ceux conservés par un tiers. Elle s’applique quel que soit leur support, de la collecte à la destruction des informations.
Elle s’applique également à toute personne à qui Norbec confie des renseignements personnels dans le cadre d’un mandat ou d’un contrat de service.
La politique ne s’applique pas aux renseignements détenus par un membre à des fins personnelles, même s’ils sont conservés sur une plateforme technologique de Norbec.
DÉFINITIONS
Renseignement personnel : Toute information détenue par Norbec qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, des renseignements sur votre identité et vos coordonnées, votre prénom et nom de famille, votre date de naissance, votre adresse résidentielle, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel, vos détails de paiement.
Tiers : Toute personne physique ou morale qui recueille, utilise, conserve, communique ou détruit des renseignements personnels au nom de Norbec ou qui assure autrement la gestion des renseignements personnels détenus par Norbec. Cela inclut également toute personne physique ou morale de qui Norbec obtient des renseignements personnels ou à qui elle en communique, sans être autrement liée à Norbec.
ENGAGEMENTS
Les pratiques de Norbec en matière de protection des renseignements personnels reposent sur les engagements ci-dessous :
Responsabilité : Norbec est responsable des renseignements personnels qu’elle détient, y compris ceux dont la collecte, l’utilisation, la conservation ou la destruction est assurée par un tiers. Elle met en œuvre des politiques et des pratiques démontrant cette responsabilité.
Limitation de la collecte de renseignements : Norbec détermine les fins pour lesquelles elle recueille des renseignements avant de les collecter. En conformité avec la Politique de confidentialité et conditions d’utilisation, Norbec recueille uniquement les renseignements personnels raisonnablement requis pour offrir et gérer ses services et ses activités, pour vous communiquer des offres et des informations qui lui semblent d’intérêt pour vous, pour réaliser des analyses de données et de la recherche, dans le but d’améliorer ou de développer des produits et services, ainsi que pour rehausser globalement votre expérience client et pour d’autres fins permises ou requises par la loi. Ces renseignements personnels sont collectés de diverses façons, par exemple, directement auprès de vous, auprès de tiers, lorsque vous visitez le Site Web Norbec et ils sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins déterminées.
Consentement : À travers la Politique de confidentialité et condition d’utilisation, Norbec informe adéquatement toute personne de la collecte de renseignements la concernant, de l’utilisation qui en sera faite et des tiers avec qui ces renseignements seront partagés à cette fin. En utilisant les services et en visitant le Site Web Norbec, vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés et communiqués de la manière décrite dans la présente politique. Norbec s’engage à obtenir le consentement de la personne avant d’utiliser ou de communiquer ses renseignements à d’autres fins, sauf autorisation légale.
Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sauf dans des cas limités, y compris lorsque nous sommes liés par des exigences légales ou réglementaires ou lorsque vous avez des obligations contractuelles envers Norbec. Pour retirer votre consentement, vous pouvez communiquer avec Norbec à l’adresse infoprotection@norbec.com
Exactitude : Norbec s’assure que les renseignements personnels qu’elle détient sont à jour, exacts et complets tant qu’ils sont utilisés. Cependant, il est de votre responsabilité de fournir des renseignements exacts, véridiques et complets. Si vous remarquez des erreurs dans vos renseignements personnels ou si vous devez les mettre à jour, veuillez-nous en aviser à l’adresse infoprotection@norbec.com
Mesures de sécurité : La sécurité des informations tient Norbec à cœur. Elle est déterminée, au moyen d’un éventail de mesures de sécurité appropriées visant à protéger les renseignements personnels que Norbec recueille, utilise, communique, conserve ou détruit, en tenant compte notamment de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. Norbec vise ainsi à éviter l’accès non autorisé aux renseignements personnels en sa possession ainsi que leur perte, utilisation abusive, divulgation ou modification. Norbec s’assure que l’accès à vos renseignements personnels soit en tout temps restreint aux seuls employés autorisés.
Lieu de conservation : Sauf si la conservation de vos renseignements personnels au Canada est légalement requise ou contractuellement obligatoire, il est possible qu’ils soient transférés à l’étranger. Par exemple, certains de nos fournisseurs de services pourraient avoir accès à vos renseignements personnels, les traiter ou les stocker en dehors de votre province, territoire ou du Canada dans le cadre de leurs services pour Norbec. Dans de tels cas, les renseignements personnels sont régis par les lois du territoire où ils sont utilisés ou stockés, y compris toutes les lois autorisant ou exigeant la divulgation des informations aux autorités gouvernementales, aux tribunaux et aux organismes d’application de la loi de ce territoire.
Transparence : Norbec rend accessibles ses politiques et procédures concernant la gestion des renseignements personnels sur sa page web. Cette politique est sujette à des éventuelles modifications. Toute modification apportée sera entrée en vigueur lorsque cette nouvelle version modifiée de la politique sera publiée sur la présente page Web. Un avis sera affiché sur le Site Web Norbec pour vous informer advenant une modification importante à la politique, lorsque requis par la loi.
Droit d’accès et de rectification : Sous réserve des restrictions prévues par la Loi sur l’Accès, Norbec s’engage à informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels la concernant, de leur utilisation et du partage éventuel avec des tiers. Norbec s’engage à permettre à toute personne de consulter ou d’obtenir une copie de ses renseignements personnels et de les faire rectifier si nécessaire.
Plainte : Au besoin, les personnes concernées peuvent faire une demande d’accès à leurs renseignements personnels, et faire part de leurs préoccupations ou formuler des plaintes au sujet de leur protection par Norbec en remplissant ce formulaire ou en l’envoyant par courriel à infoprotection@norbec.com
Toute plainte fera l’objet d’une enquête permettant de vérifier les allégations de non-conformité aux dispositions du présent avis ou aux principes de Norbec en matière de protection de la confidentialité. Norbec a pour habitude de répondre dans les 45 jours qui suivent la réception d’une plainte, et prendra toutes les mesures nécessaires pour remédier à la situation. Si celle-ci ne peut être réglée, Norbec consent à coopérer conformément au système de résolution des litiges indiqué ci-dessous.
Si une personne estime que sa plainte n’a pas été traitée de façon satisfaisante, elle peut déposer, sans frais, une plainte formelle auprès des organismes de réglementation mentionnés ci-dessous.
Au Canada, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada :
30, rue Victoria, Gatineau (Québec) K1A 1H3
Courriel : general@oic-ci.gc.ca
Téléphone : 1 800 282-1376
ENTRÉE EN VIGUEUR ET RÉVISION
Entrée en vigueur
La présente politique entre en vigueur dès son adoption par la direction.
Révision de la politique
La politique sera révisée au besoin à compter de sa date d’adoption.
